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Webの文章を校正するときのポイント

こんにちは!Webディレクターの中川です。

ディレクターになってデザイナーのときより圧倒的に増えた作業は、
まず第一にお客様とのやりとり、第二に文章を書くことです…!

メールや指示書などの書類は表に出ませんので個人の責任ですが、
Webサイトのコンテンツに使用する文章は会社全体の信用性に関わるため、
内容・文体にも気を使うところ。
公開前の校正作業はまさに最後の砦となります。

今回のコラムでは私が普段Webの文章校正で注意していることを
10個ほど厳選してご紹介いたします。
会社ブログやWebサイト用の文章を担当される方のお役に立てば幸いです。

前準備

1.印刷する

チェックのときはページを印刷するようにします。
できるだけ公開時に近い形で印刷するのがベストです。

Webページはパソコン画面内に収まらないことがほとんど。スクロールさせる際は文字を目で追うのも大変です。
印刷してチェックする範囲を狭めることで、文章の流れもミスも見えやすくなり、またその場で修正箇所を書き込むことができます。

節約・省エネ対策のためにと怠ってはいけません。アナログな作業ですが、確実にミスが減ります。

基本の校正

2.環境依存文字、全角半角、余計な空白スペースをチェックする

ブラウザによって読めなくなる環境依存文字は置き換えます。
また半角カタカナは文字化けの原因となるので全角へ、数字や英字の全角・半角の使い方も統一します。

Wordなどで文章を作ってからコピー&ペーストした場合、改行位置などで余計な半角スペースも入ってしまうので、注意しましょう。

3.引用・出典に注意

他のサイトや本から文章を借りてきた場合は、引用元や出典を必ず明記します。
サイトのURLや書籍へリンクさせましょう。訴訟問題にもなりかねないところなので注意します。

4.文体のチェック

「です・ます」調が急に「~だ・~である」などになっていないかといったチェックです。

敬語表現にも注意して読みます。妙に相手を持ち上げたり、逆にへりくだりすぎるといった表現にならないように、他のページも参考にしてバランスを見ながら整えます。

全体のチェック

5.見出しだけ読んでみる

「無料で読めて、カンタンに離れられる」という点がWebページの特長です。
気になる箇所だけ拾い読みするという方も多いので、文章の概要は見出しにしてしまいます。

校正の際はまず見出しだけ拾って読んでみましょう。
全体の流れが見出しだけでも分かる文章の構成になっていると読みやすいです。

6.主語・述語・目的語を洗い直す

とかくWebでは長い文が読みづらく、主語と述語がおかしくなることがままあります。

一度修飾語をとっぱらって、
主語・目的語・述語の関係だけで見直してみることは必須作業です。

7.何度も使われている接続詞・言い回しは、違う表現に改める

人には使う言葉に偏りがあるようで、とりあえず書きたいことを書いてしまおうとして、同じ文章表現を繰り返していることがあります。

この偏りは意外と気づかないことが多く、例えば「~ので」を多用したり、「~いたします」が何度も続く場合があり、違う表現に改めます。

長い文章が続くとこの傾向が出てきますので、
できれば2文に分けるなどして短めの文章作成を心掛けます。

最後の仕上げ

8.段落を多めにとる。

上述の通り、Webページは印刷物より読みづらいため、段落を多めにとって小さな区切りをつけます。
段落というより、2~3文でひとかたまりくらいのイメージです。
インデントをつけるかどうかは決まっていませんが、段落の間に一行空けるのはスタンダードとなりつつあります。
行間を1.4~1.6行分くらい空けて調整するのも読みやすさにつながります。

9.重要なところは色や太さを変えてみる

同じような文字が続くと単調で歯切れが悪くなりますので、
強調する箇所で文字の色や太さを変えます。

ですが多色使いやフォントを変えることは避けてください。

あくまで少し目立たせる程度で収めることで企業らしさが保てます。

10.声に出してみる

文章を声に出すためには文字の一語一語を追いかけることになります。
誤字脱字が防げます。意外と効果がありますので試してみてください。

 

いかがでしょうか?
こんなの基本だ、と思われるところもあったと思いますが、
見落としてしまうのがWebの魔力です…。

せっかくの内容も読みにくいものでは
すぐにサイト自体から離脱されてしまいます。
見た目や体裁も調整し、なるべく読みやすいページになるような校正を
これからも心掛けましょう!