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伝わりやすい資料の作り方

こんにちは。ディレクターの大地です。

皆さんは提案資料や各種書類を作成する際にExcelやPowerpointを使うことが多いのではないでしょうか?
ディレクターとして仕事をしていると、社外の方に対して資料を作成して提案をさせていただくことも多いです。特にPowerpointやExcelを用いた資料作成は結構大変な作業ですよね。
本日は見やすい資料の作り方・伝わりやすい資料の作り方について、Powerpointで実践していることを紹介したいと思います。

伝わりやすい資料を作るためには、情報の整理とデザインとして見やすいことの両面が必要です。

情報の整理(情報は欲張りすぎない)

プレゼンテーションを行う際は1スライド、1テーマが基本といわれています。これも伝えたい、あれも伝えたいと欲張って1つのスライドに情報を詰め込みすぎてしまうと、伝えたいことが散漫になってしまうことにも繋がりますし、見ている人にとってもやさしいとは言えない資料となってしまいます。

私がスライド作りで心掛けているのは1スライド1テーマは基本なのですが、まずはスライドを作る前にこの資料を通じて伝えたいことのストーリーを書いてみることです。この簡単な作業をするだけで作業効率が大きく変わります。ストーリーを描き終わったら、あとはそのストーリーを実現する裏付けをスライドの1枚1枚を通して作っていくだけです。一度だまされたと思って実践してみてください。

例:この結論をいいたい…ストーリーとしては背景⇒目的⇒方法⇒結果⇒考察⇒まとめの順番です。

デザイン面

簡単なことですが色やフォントは各ページなるべく統一し少なくすることが大事です。あれも大事これも大事、どちらも目立たせたいから違う色にして目立たせよう。そんな風にして色を使い始めると、本当に伝えたい部分が逆に伝わりづらくなってしまします。あと意外と多いのが矢印をやたらと使いたがる人です。矢印を使うと流れなどのイメージが伝わりやすくなりますが、あちこちで意味を統一せずに使ってしまうと…となってしまします。

豆知識編

資料を作る上でのちょっと便利なショートカットキーをお伝えします。同じコンテンツを増やしたいとき、Ctrl+C,Vでコピー貼り付けでもよいですが、ShiftとCtrlを押しながらコンテンツをドラッグすると水平に増やすことができます。きれいにそろえたい時など使ってみてはいかがでしょうか?

あと意外に便利なのがフォントサイズを変えるとき
ShiftとCtrlを押しながら<>を押すとフォントを拡大,縮小させることができます。

知らなかった方はぜひ試してみてください。それでは。